Lorsque vous avez en votre possession une multitude de documents à analyser et à trier en rapport avec le même projet, il est souvent difficile de gérer ce dernier de façon efficace. Plus le nombre de documents rassemblés est important, plus la
gestion de projets s’annonce difficile. L’utilisation d’une solution logicielle permet souvent de simplifier la gestion d’un projet tout en le rendant accessible à tous les acteurs de celui-ci.
Les tâches réalisées par les outils de gestion de projet
À quoi sert concrètement un
logiciel de gestion de projets ? Quel que soit le domaine d’activité de votre entreprise ou le but de votre collectivité, votre
logiciel de gestion projet peut vous aider à définir les différents objectifs à atteindre. Une fois la ligne directrice du projet définie, le logiciel peut vous aider à mettre en place un planning précis, pour le groupe ou pour chacun des collaborateurs de façon individuelle. Tous les documents en relation avec le projet pourront alors être partagés via le programme de gestion et modifiés par les utilisateurs qui y ont accès. Les budgets pourront également être gérés via l’outil de gestion. Différentes statistiques pourront être établies par le programme pour faciliter la gestion de l’argent disponible et pour donner l’alerte en cas de dépassement du budget. La plupart des logiciels simples proposent également un système de messagerie interne efficace et pratique pour communiquer sur le projet ainsi qu’un agenda pouvant être géré individuellement ou en groupe. Une solution logicielle pour gérer votre projet est donc l’outil indispensable pour regrouper au même endroit toutes les informations essentielles en rapport avec le projet.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projets ?
Si, pour certains projets, il est possible d’utiliser un simple tableur, le document risque vite de manquer de clarté lorsque le projet devient plus complexe. Une
solution de gestion sous forme de logiciel est pratique et simplifie l’organisation d’un projet. Grâce aux différents outils répertoriés sur un même programme, il est possible de centraliser les données relatives aux projets en cours dans l’entreprise ou la collectivité. Chaque participant au projet peut donc avoir accès à l’ensemble des informations dont il a besoin pour poursuivre son travail. Les activités de chacun sont ainsi facilitées. Comme les informations sont mises à jour automatiquement, il n’est plus nécessaire que les différents acteurs d’un projet s’échangent continuellement des e-mails pour pouvoir être à jour. La gestion de tous les portefeuilles alloués à un projet par un seul et même outil est également une fonction pratique qui donne la possibilité au groupe d’économiser du temps et de l’argent. Grâce à un
outil de gestion de projet, il est plus facile de respecter les échéances, car chaque collaborateur peut être rappelé à l’ordre sur les tâches qu’il lui reste à accomplir. Les objectifs du groupe sont ainsi atteints plus facilement et les erreurs humaines sont réduites grâce à l’analyse des données qu’effectue le logiciel.
Bien choisir son outil de gestion de projet
Lorsque l’on cherche une solution de gestion pour son projet, il est important d’envisager plusieurs logiciels avant de sélectionner celui que l’équipe utilisera. En effet, il existe différents
outils de gestion de projet qui pourront être utilisés. Certains sont plus spécifiques à un domaine d’activité ou propose des options supplémentaires. Il existe des logiciels payants et d’autres gratuits. Il est donc important de chercher à obtenir le logiciel de gestion projet le plus adapté à son projet. Privilégiez une solution logicielle qui propose une vision globale de l’avancée du projet. Ainsi, les différents acteurs concernés par ce dernier sauront les tâches qu’il leur reste à accomplir pour le mener à bien. Plutôt que de se tourner vers un outil complexe, choisissez un logiciel basique. Un logiciel trop compliqué pourrait être un frein dans l’avancement du projet, le rendant inaccessible à la plupart des collaborateurs. Une interface simple et intuitive donnera également la possibilité aux collaborateurs peu familiers des outils informatiques d’apprendre rapidement à utiliser le logiciel.
