L’horodatage est un processus utilisé en informatique pour apposer une datation précise jusqu’à la seconde près sur un fichier pdf. Ainsi, l’horodatage intervient en premier lieu dans le système de traçabilité pour retracer tout l’historique d’un document depuis la création, en passant par les différentes versions et la version finale aboutie, jusqu’à la diffusion et l’archivage. Au-delà de ce cheminement temporel est aussi attaché un service de sécurisation et de protection puisque l’horodatage permet surtout de s’assurer que le document n’a pas été modifié entre-temps.
L’horodatage d’un document pdf
Au moment de l’horodatage, le temps calculé à la seconde près est apposé sur le fichier sous forme d’un sceau électronique. Ainsi, l’horodatage permet de donner une datation précise pour prouver la véracité et servir de preuve irréfutable sur l’existence du fichier et de la version actuelle à ce moment bien défini. Au-delà de cette traçabilité, en tant qu’outil de scellage, l’horodatage électronique garantit aussi la non-modification depuis l’enregistrement effectué. Il convient toutefois de souligner que les services d’horodatage évoqués ici ne peuvent concerner que celles effectuées par soi-même par le biais des machines et des logiciels qui peuvent être réglés ou paramétrés. L’horodatage devrait être confié à un spécialiste, un tiers horodateur de confiance auprès d’un prestataire de service d’horodatage reconnu par les autorités d’horodatage. En effet, pour constituer une valeur juridique fiable et opposable, la crédibilité de l’horodatage ne devrait pas être mise en doute. En cas de litiges, l’horodatage électronique pourrait alors constituer une preuve irréfutable ayant une valeur probante auprès des tribunaux et des instances juridiques.
Le principe de l’horodatage électronique
Pour entrer en conformité avec les législations en vigueur et avoir une force probante, l’horodatage électronique qualifié devrait remplir trois conditions. La première condition exige une liaison entre la date et l’heure aux données pour qu’il n’y ait plus de modifications des données. La seconde stipule que l’unité temporelle employée devrait se baser sur le temps universel coordonné ou UTC et la dernière énonce que le processus devrait être réalisé via un cachet électronique chez un prestataire de services de confiance reconnu par les autorités de l’horodatage. Pour ce faire, chaque prestataire peut procéder de différentes manières, mais le processus respecte toujours un même cheminement. Le client contacte un prestataire et lui envoie les fichiers sélectionnés pour être traités de façon à obtenir un jeton d’horodatage qui sera renvoyé au client. Le jeton ainsi obtenu confère une identification unique et contient les informations pour une vérification ultérieure qui fera en sorte que toute modification, même mineure, génèrera des messages d’alerte. Cette astucieuse combinaison permet donc d’affirmer de manière irréfutable que l’unité de temps ainsi que l’intégrité du document sont respectées.
L’horodatage est utile à chaque étape
Au cours du cycle de vie d’un document, c’est-à-dire de sa création jusqu’à son archivage, juste avant la destruction, le principe d’horodatage trouve toujours son utilité, revêtant même parfois une importance capitale et devrait donc être réalisé systématiquement. Lors de la création, l’horodatage électronique attestera que le fichier pdf nommé a bien été élaboré au moment avancé par son créateur et constituera ainsi une preuve opposable en cas de litiges sur l’antériorité. Pendant la gestion, c’est avec l’horodatage qu’on pourra retracer l’historique complet de toutes les modifications qui ont été apportées. Cette étape est ainsi indispensable pour s’assurer que la version utilisée est celle qui est mise à jour afin de ne pas travailler avec des fichiers erronés. Au moment de la diffusion, l’horodatage sera utilisé aussi bien à l’envoi qu’à la réception pour retracer toutes les transactions et au même titre que les accusés de réception, elle permettra de confirmer la diffusion du document à toutes les entités concernées. Enfin, en matière d’archivage, comme il y a des délais stricts à respecter en matière de conservation et de prescription, l’horodatage électronique est indispensable pour prouver que tous les documents respectent bien toutes les dispositions en vigueur.
Horodater pour sécuriser le document
L’horodatage faisant irrémédiablement référence au temps, la traçabilité et le timing constitue avant toutes autres considérations son atout. Ainsi, lorsque des litiges surviennent pour des questions d’antériorité, par exemple, dans le cas de dépôts de brevets et d’inventions, la première preuve à disposition du défendant est l’horodatage électronique qu’il a réalisé au moment de la création. Il en est de même pour les litiges survenant en cas de supposé retard, où tel le cachet de poste faisant foi, l’horodatage servira de preuves. Dans pareils cas, le fait d’avoir recours à l’horodatage apportera au défendant l’assurance que le document en question a bien été disponible au moment évoqué avec le niveau de version correspondant. En effet, le principe de scellage permettra de s’assurer qu’il n’y a eu aucune modification, et qu’il y avait une version unique du document attachée à la date indiquée. Quand il y aura contestation, une vérification est alors entreprise et si aucun message d’erreur n’est alors généré, cela attestera que la version évoquée est la bonne puisqu’il n’y a eu ni ajout, ni altération, ni aucune modification faite ultérieurement.