Dans la plupart des secteurs d’activité, il existe une multitude de logiciels qui permettent de simplifier la gestion au quotidien. C’est effectivement le cas pour le domaine de la restauration. Plusieurs solutions numériques sont désormais disponibles sur le marché de la technologie afin d’assurer un service impeccable. Cela peut être un meilleur suivi des commandes, une amélioration des méthodes de paiement, ou encore une optimisation des différentes réservations. L’acquisition d’un logiciel de restauration est donc un peu rude, mais voici des conseils pour bien choisir.
Définir ses besoins pour choisir un logiciel adapté
Pour sélectionner un logiciel de restauration performant, il est indispensable de réaliser un diagnostic complet des besoins de votre établissement. Cette analyse détaillée permettra d'identifier les fonctionnalités réellement utiles pour votre activité quotidienne.
Établir un diagnostic précis des besoins
La première phase consiste à dresser un état des lieux exhaustif du fonctionnement de votre restaurant. Listez toutes les tâches effectuées : gestion des stocks, prise de commandes, encaissements, planification du personnel, suivi comptable. Déterminez également le volume d'opérations à traiter : nombre moyen de couverts, quantité de références produits, nombre d'employés. Ces informations permettront de dimensionner correctement les capacités requises du logiciel.
Identifier les points d'amélioration
Analysez les dysfonctionnements actuels pour cibler les domaines nécessitant une automatisation : erreurs de caisse fréquentes, ruptures de stock récurrentes, difficultés de planification. Le futur logiciel devra apporter des réponses concrètes à ces problématiques. Priorisez les besoins selon leur degré d'urgence et leur valeur ajoutée pour votre établissement.
Toutefois, s’il s’agit d’une activité plus complexe telle la restauration collective, il est nécessaire de choisir un outil paramétrable et pouvant être personnalisé. Cette solution est aussi conseillée pour ceux qui souhaitent élargir son domaine. Vous trouverez plus d’informations sur un
logiciel de restauration collective sur
www.adoria.com.
Projeter les évolutions futures
Anticipez les développements à venir de votre activité : ouverture de nouveaux restaurants, lancement d'un service de livraison, mise en place de la vente à emporter. Le logiciel choisi devra pouvoir accompagner ces évolutions sans nécessiter un changement complet de système. Prévoyez une marge de progression dans les fonctionnalités requises.
Liste de contrôle pour l'analyse des besoins
- Volume d'activité actuel et projeté
- Nombre d'utilisateurs simultanés
- Types d'encaissements acceptés
- Besoins en reporting et analyses
- Contraintes techniques (matériel existant)
- Budget disponible pour l'investissement
Cette phase d'analyse préalable constitue le fondement d'un choix pertinent. Elle permet de définir un cahier des charges précis pour comparer objectivement les différents logiciels du marché selon des critères adaptés à votre contexte.
Analyser les fonctionnalités proposées par les logiciels
L'analyse détaillée des fonctionnalités proposées par les différents logiciels de restauration permet de comparer leurs capacités et de sélectionner l'outil le plus adapté aux besoins identifiés. Un examen méthodique des caractéristiques techniques aide à faire un choix éclairé parmi les nombreuses options du marché.
Les fonctionnalités indispensables d'un logiciel de restauration
Les logiciels modernes intègrent plusieurs modules fondamentaux pour gérer efficacement un établissement :
- Gestion des stocks et inventaires
- Caisse enregistreuse et encaissements
- Suivi des commandes en cuisine
- Administration des réservations
- Gestion des clients et fidélisation
Tableau comparatif des fonctionnalités
| Fonctionnalité |
Utilité quotidienne |
Niveau de nécessité |
| Gestion des stocks |
Suivi des inventaires et commandes fournisseurs |
Indispensable |
| Caisse et paiements |
Encaissements et comptabilité |
Indispensable |
| Commandes cuisine |
Transmission et suivi des commandes |
Recommandé |
| Réservations |
Planning des tables |
Selon l'activité |
Les modules complémentaires à évaluer
Certains outils proposent des fonctionnalités additionnelles qui peuvent apporter une réelle valeur ajoutée :
- Analyses statistiques des ventes
- Marketing et communication clients
- Gestion des livraisons
- Interface avec la comptabilité
L'ergonomie et la prise en main
Au-delà des fonctionnalités, l'interface utilisateur et la facilité d'utilisation représentent des points déterminants. Un outil performant mais complexe risque de ralentir le service. Les équipes doivent pouvoir maîtriser rapidement les fonctions principales du logiciel.
L'évolutivité des fonctionnalités
Les logiciels modulaires permettent d'ajouter progressivement de nouvelles fonctionnalités selon les besoins. Cette capacité d'évolution garantit la pérennité de l'investissement et l'adaptation aux changements d'activité du restaurant.
Vérifier les modalités de formation et de support technique
La formation du personnel et le support technique représentent des aspects fondamentaux dans la mise en place d'un logiciel de caisse pour restaurant. Les restaurateurs doivent évaluer minutieusement ces éléments avant de s'engager avec un fournisseur.
Formation initiale et continue
La durée moyenne de formation nécessaire pour maîtriser un logiciel de restauration varie entre 2 et 5 jours selon la complexité du système. Les coûts associés oscillent généralement entre 500€ et 1500€ par personne formée. Les sessions peuvent se dérouler sur site ou à distance, avec un formateur dédié qui accompagne le personnel pas à pas dans la prise en main du logiciel.
"La formation sur site nous a permis d'être opérationnels dès le premier jour. Notre équipe a pu poser toutes ses questions en conditions réelles" témoigne Marc Durant, gérant d'un restaurant parisien
Support technique disponible
Le support technique doit être accessible 7j/7 pendant les heures d'ouverture du restaurant. Les éditeurs proposent différents niveaux d'assistance :
- Hotline téléphonique dédiée aux clients
- Assistance par email sous 24-48h
- Chat en direct avec des techniciens
- Base de connaissances et tutoriels vidéo
- Intervention sur site si nécessaire
Évaluation de la qualité du support
Pour le secteur restauration, il est recommandé de vérifier les temps de réponse moyens du support technique, qui ne devraient pas excéder 30 minutes en cas d'urgence. Le taux de résolution des problèmes dès le premier contact doit être supérieur à 80% pour garantir un service efficace.
Points à valider avec l'éditeur
| Critère |
Standard minimum |
| Disponibilité du support |
7j/7 - 8h-23h |
| Délai d'intervention sur site |
Sous 4h en cas de panne |
| Mises à jour incluses |
Oui + formation |
Considérer les prix et le retour sur investissement
L'analyse financière représente une étape déterminante dans le choix d'un logiciel de gestion restaurant. Les prix varient considérablement selon les fonctionnalités et le type d'établissement, nécessitant une évaluation minutieuse du retour sur investissement attendu.
Structure tarifaire des logiciels de restauration
Le marché propose plusieurs modèles de tarification pour les logiciels de caisse enregistreuse et de gestion restaurant :
| Type de tarification |
Fourchette de prix mensuelle |
| Abonnement basique |
29€ - 79€ |
| Abonnement premium |
89€ - 199€ |
| Licence perpétuelle |
990€ - 2990€ |
Coûts additionnels à anticiper
Au-delà de l'abonnement principal, plusieurs frais annexes sont à prendre en compte :
- Formation initiale : 300€ à 1500€
- Matériel compatible : 1000€ à 3000€
- Modules complémentaires : 15€ à 50€/mois/module
- Maintenance annuelle : 10% à 20% du prix de la licence
Retour sur investissement mesurable
Les données montrent qu'un logiciel adapté permet de réduire les coûts opérationnels de 15% à 25% dès la première année. Les principaux gains proviennent de :
| Poste d'économie |
Gain moyen annuel |
| Gestion des stocks |
3000€ - 5000€ |
| Productivité du personnel |
4000€ - 8000€ |
| Réduction du gaspillage |
2000€ - 4000€ |
Période d'amortissement
Le temps de retour sur investissement varie entre 6 et 18 mois selon la taille de l'établissement et le type de logiciel choisi. Les restaurants réalisant plus de 80 couverts par service constatent un amortissement plus rapide, généralement inférieur à 12 mois.
Evaluer l’évolutivité et l’adaptabilité du logiciel
L'évolutivité des logiciels de restauration représente un enjeu majeur pour les établissements qui souhaitent grandir et adapter leurs services aux changements du marché. Un logiciel performant doit pouvoir accompagner le développement de l'activité sans nécessiter de changement complet du système.
Les fonctionnalités évolutives indispensables
Un logiciel restauration moderne intègre des capacités d'adaptation pour répondre aux besoins futurs. Les mises à jour régulières permettent d'ajouter de nouvelles fonctionnalités comme la gestion des livraisons, le click & collect ou les programmes de fidélité. L'adaptabilité se traduit aussi par la possibilité d'augmenter le nombre de postes de caisse ou d'utilisateurs simultanés.
Exemples de modules complémentaires
- Module de réservation en ligne
- Gestion des stocks multi-sites
- Analyses statistiques avancées
- Interface avec les plateformes de livraison
- Système de fidélisation clients
Retours d'expérience sur l'adaptabilité
Des restaurants témoignent des bénéfices d'avoir choisi un logiciel évolutif. Par exemple, une brasserie parisienne a pu ajouter un service traiteur grâce à un module dédié, tandis qu'un restaurant gastronomique a développé la vente à emporter pendant les confinements via une extension de son logiciel existant.
"Grâce à l'adaptabilité de notre logiciel, nous avons pu lancer notre service de livraison en 48h lors du premier confinement, sans changer d'outil" Marc D., restaurateur à Lyon
Les indicateurs d'évolutivité à surveiller
Pour évaluer l'évolutivité d'un logiciel, plusieurs critères doivent être analysés :
| Critère |
Points à vérifier |
| Fréquence des mises à jour |
Au moins 4 par an |
| Modules disponibles |
Minimum 10 extensions métier |
| Capacité multi-sites |
Gestion jusqu'à 50 établissements |
